Tietosuoja

JÄSENREKISTERIN REKISTERISELOSTE

Rekisteriseloste päivitetty 26.6.2024

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Yhteystiedot löytyvät sivun alusta

Rekisterin tietosisältö ja säännönmukaiset tietolähteet
Alla on kuvattuna jäsentietorekistereissämme käsiteltävät henkilötietoryhmät.

• Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• Y-tunnus
• Henkilötunnus
• Kiinteistötiedot, kuten nimi, kiinteistötunnus, metsäala ja kokonaisala
• Jäsennumero
• Jäsenlaji, kuten henkilöjäsen, kannatusjäsen, kunniajäsen
• Jäsenyyttä koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot
• Tiedot toiminnasta yhdistyksessä, kuten luottamustehtävät ja koulutukset
• Suoramarkkinointisuostumukset ja -kiellot
• Muut mahdolliset elinkeinotoiminnan laajuuteen liittyvät jäsenmaksuperusteet
• Muut yhdistyksen jäsenyyteen sekä jäsenten oikeuksiin ja velvollisuuksiin liittyvät tiedot

Tiedot saadaan pääasiallisesti rekisteröidyltä itseltään. Jäsentietoja käsitellään ja päivitetään osittain keskitetysti Maa- ja metsätaloustuottajain Keskusliitto MTK:n ylläpitämässä jäsenrekisterissä. Tietojen päivittämiseen voidaan käyttää myös muita ulkopuolisia lähteitä, kuten Suomen kansallisen tilastoviraston (Tilastokeskus),  maa- ja metsätalousministeriön hallinnonalalle kuuluvien virastojen (Maanmittauslaitos ja Ruokavirasto) tai Suomen Asiakastieto Oy:n tietokantoja, VRK/Väestötietojärjestelmää taikka Postin osoitetietojärjestelmää varmistaaksemme, että rekisteröityä koskevat tiedot ovat ajantasaisia ja virheettömiä.

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperusteet

Jäsenten henkilötietoja käytetään lainsäädännön mukaisesti:

• jäsenyyden ja jäsenrekisterin ylläpitoon
• yhdistyksen valtuustovaalien äänioikeusluettelon muodostamiseen ja ylläpitoon
• laskutukseen ja maksun valvontaan
• jäsenkirjeiden, -lehtien ja muiden jäsentiedotteiden lähettämiseen
• jäsenyyttä vahvistaviin markkinointitoimenpiteisiin
• jäsenten neuvontaan ja koulutukseen
• jäsenetujen tarjoamiseen ja käytön edistämiseen sekä niiden käytön valvontaan
• ammatillisen ja muun edunvalvonnan tarpeisiin laadittavien tilastojen ja tutkimusten sekä selvitysten laatimiseen
• muihin yhdistyksen jäsenyyteen taikka jäsenten oikeuksiin ja velvollisuuksiin liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseen
• muihin rekisteröidyn pyynnöstä tai suostumuksella tehtäviin toimenpiteisiin tai toimeksiantoihin

Käsittelemme tietoa seuraavilla tietosuojalainsäädäntöön pohjautuvilla perusteilla:

• Lakisäätäinen velvoite: Yhdistyslain mukaan yhdistyksen hallituksen on pidettävä jäsenluetteloa, johon merkitään jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Käsittelemme jäsenten henkilötietoja tämän lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.
• Suostumus: Voimme käsitellä rekisteröidyn tietoja suostumuksen perusteella mm. tehdäksemme sähköisiä markkinointitoimenpiteitä taikka luovuttaaksemme tietoja yhteistyökumppaneille jäsen- tai asiakasetujen myöntämistä varten.
• Oikeutettu etu: Käsittelemme tietoja ammatilliseen ja talouspoliittiseen edunvalvontaan sekä niihin liittyvien tilastojen ja selvitysten laatimiseen, historiikkien kirjoittamiseen ja ansiomerkkien myöntämiseen, jäsenyyden  hoitamiseen ja kehittämiseen, jäsenkirjeiden ja -tiedotteiden lähettämiseen, väärinkäytösten estämiseen ja selvittämiseen sekä suoramarkkinointiin. Käsittelemme tietoja MTK-konsernin sisällä. Nämä tarkoitukset ovat toimintamme kannalta välttämättömiä ja siten oikeutetun etumme mukaisia. Rekisteröity voi vastustaa käsittelyä erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.

 

Tietojen säilytysaika

Säilytämme jäsenen tietoja niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Rekisteröity voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan seuraavassa kohdassa kuvattujen vaikutusmahdollisuuksien kautta.

Markkinointia varten tietoja säilytetään tyypillisesti niin kauan kuin henkilö ei ole kieltäytynyt vastaanottamasta markkinointiviestintää, eivätkä tiedot ole muutoin vanhentuneet. Mikäli henkilö kieltäytyy markkinoinnista, säilytämme tiedon kiellosta ja yhteystiedoista, jotta voimme varmistaa kiellon noudattamisen.

Olemme velvoitettuja säilyttämään henkilötietoja kirjanpitoa ja verotusta koskevan lainsäädännön nojalla myös jäsenyyden päättymisen jälkeen. Talouspoliittiseen edunvalvontaan liittyvien tilastojen ja selvitysten laatimiseksi tarvittavat tiedot sekä järjestön historiankirjoituksen kannalta merkitykselliset tiedot säilytämme myös jäsenyyden päätyttyä.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Tietojen keräämiseen ja käsittelyyn voi vaikuttaa usein eri tavoin: 

• Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Jäsenen pyynnöstä oikaisemme, poistamme tai täydennämme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.
• Tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen: Rekisteröity voi saada antamansa henkilötiedot siirretyksi itselleen tai toiselle rekisterinpitäjälle ottamalla yhteyttä rekisteriselosteen yhteyshenkilöön, joka on yksilöity tämän rekisteriselosteen alussa. Edellytyksenä kuitenkin on, että kyse on tiedoista, jotka jäsen on antanut, ja niitä käsitellään automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella.
• Suoramarkkinoinnin kielto-oikeus: Rekisteröity on milloin tahansa oikeus kieltää tietojensa luovuttamisen ja käsittelyn suoramarkkinointia varten painamalla sähköisen suoramarkkinointiviestin lopussa olevaa linkkiä tai ottamalla yhteyttä rekisteriselosteen yhteyshenkilöön, joka on yksilöity tämän rekisteriselosteen alussa.
• Vastustamisoikeus ja käsittelyn rajoittaminen: Rekisteröity voi henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun. Esimerkiksi tällaisessa tilanteessa käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kun arvioidaan perusteita vastustaa käsittelyä. Käsittelyä voidaan rajoittaa myös mm. silloin, kun jäsen kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa tietojen paikkansapitävyyden.
• Suostumuksen peruuttaminen: Tilanteissa, jossa rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröity voi myös peruuttaa esimerkiksi sähköiseen suoramarkkinointiin antamansa suostumuksen milloin tahansa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta käsittelyyn, jota tehdään esimerkiksi yhdistyslain velvoitteiden noudattamiseksi.
• Valitusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tämän rekisteriselosteen ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön vastaisesi. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät tämän rekisteriselosteen lopusta.

Tietojen luovutukset

Voimme luovuttaa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille alla esitetyissä tapauksissa:

• Suostumus: Voimme luovuttaa rekisteröidyn tietoja kolmansille osapuolille, esimerkiksi jäsenetuyhteistyökumppaneille, jäsenen antaman suostumuksen perusteella.
• Viranomaiset: Voimme luovuttaa henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla. Esimerkiksi verottajalle luovutetaan jäsenmaksutietoja.
• MTK-konserni: Tietoja käsitellään osittain keskitetysti MTK-konsernin sisällä. Tietoja luovutetaan Maa- ja metsätaloustuottajain Keskusliitto MTK:lle esimerkiksi jäsenmaksujen määräämistä ja jäsenmaksulaskujen lähettämistä varten, edunvalvontaan liittyvän viestinnän ja suoramarkkinoinnin lähettämistä varten sekä muille metsänhoitoyhdistyksille ja MTK-yhdistyksille jäsentietojen päivittämistä ja markkinointia varten. Maa- ja metsätaloustuottajain Keskusliitto MTK käsittelee jäsenen tietoja myös jäsenen ottaessa käyttöön MTK:n sähköiset palvelut.
• Metsäsertifiointi: Voimme luovuttaa rekisteröidyn henkilötietoja Suomessa metsäsertifioinnin rekisteriä ylläpitävälle taholle. Metsänhoitoyhdistyksen jäsen kuuluu automaattisesti alueellisen PEFC-sertifioinnin piriin.
• Osakkuusyhtiöt: Voimme luovuttaa tietoja mhy-ketjun osakkuusyhtiöille (kuten Metsätilat.fi-ketju) asiakkaan toimeksiantojen toteuttamiseksi.
• Tutkimus: Voimme luovuttaa tietoja tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten.
• Suoramarkkinointi sekä mielipide- ja markkinatutkimukset: Voimme luovuttaa rekisteröidyn henkilötietoa suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin, ellei rekisteröity ole tätä kieltänyt.
• Oikeusvaateet: Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille, jos se on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi taikka oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

 

Tietojen siirrot

Rekisteröityjen tietoja käsitellään esimerkiksi yhdistyksen valtuustovaalien sekä jäsenlaskutuksen hoitamiseksi ja niitä siirretään osakkuusyhtiöillemme, kuten MHYP Oy:lle valtuustovaalien järjestämiseksi, postitukseen ja laskutukseen liittyen.

Käytämme tietojen käsittelyssä alihankkijoita. Takaamme tällöin sopimusjärjestelyin, että tietoja käsitellään kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön ja tämän rekisteriselosteen mukaisesti. Alihankkijat käsittelevät tietoja meidän lukuumme, eivätkä ne saa käsitellä tietoja omiin tarkoituksiinsa.

Emme siirrä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. MTK:n jäsenrekisterin ylläpidosta vastaa suomalainen CRM-service Oy.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Rekisterin käyttöoikeus on vain määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Rekisteriä käyttävät henkilöt on ohjeistettu ja koulutettu tietosuojalainsäädännön vaatimuksista. Henkilötietoja ja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus. Tiedot on kerätty tietokantoihin, joihin vaaditaan käyttäjätunnus ja salasana, ja tiedot on suojattu teknisesti palomuurilla.

Yhteydenotot

Tähän rekisteriselosteen liittyvät tiedustelut voi lähettää sivun alussa mainitulle taholle.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs. 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi

 

Rekisteriseloste päivitetty 01.06.2024

1.  Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Yhteystiedot löytyvät sivun alusta

 

2.  Rekisterin nimi
Asiakasrekisteri.

 

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusta

Metsänhoitoyhdistyksen asiakkaita ovat kaikki ne yksityiset henkilöt ja yritykset tai yhteisöt, jotka solmivat sopimuksen metsänhoitoyhdistyksen kanssa palveluista. Metsänhoitoyhdistys rekisteröi asiakkaiden henkilötiedot asiakasrekisteriinsä ja käsittelee henkilötietoja sopimuksen tekemistä edeltäviin toimenpiteisiin ja täyttääkseen sopimuksen mukaiset velvollisuutensa, markkinoidakseen ja kehittääkseen palveluita asiakkailleen, sekä oikeutettujen etujen mukaisesti ammatilliseen ja talouspoliittiseen edunvalvontaan sekä niihin liittyvien tilastojen ja selvitysten laatimiseen, historiikkien kirjoittamiseen ja ansiomerkkien myöntämiseen, jäsenyyden ja asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen, jäsen- ja asiakaskirjeiden ja -tiedotteiden lähettämiseen, väärinkäytösten estämiseen ja selvittämiseen sekä suoramarkkinointiin. Asiakassuhteen perustaminen ilman asiakkaan henkilötietojen rekisteröintiä ei ole mahdollista.

Käsittelemme tietoja osittain MHY-ketjun sisällä. Nämä tarkoitukset ovat toimintamme kannalta välttämättömiä ja siten oikeutetun etumme mukaisia. Metsänhoitoyhdistys rekisteröi ja käsittelee henkilötietoja myös asiakkaan antaman suostumuksen mukaisesti markkinointia varten, sekä luovuttaakseen asiakastietoja yhteistyökumppaneille asiakasetujen myöntämistä varten.

 

4. Rekisteröitävät tiedot

Asiakkaan henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä myös kolmansien osapuolten rekistereistä saatavilla luovutuksilla, kuten esimerkiksi Digi- ja väestötietovirastosta, maanmittauslaitokselta tai muilta viranomaistahoilta.

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat mm:

• Etu- ja sukunimi
• Metsätilatalouden harjoittajan y-tunnus
• Osoite
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Kiinteistötiedot
• Jäsenyystiedot
• Tiedot sovituista palveluista ja niiden mahdollisista muutoksista
• Laskutustiedot
• Muut asiakassuhteeseen liittyvät tiedot

 

5. Henkilötietojen vastaanottajat

Luovutamme asiakkaan henkilötietoja kolmansille osapuolille asiakkaan antaman suostumuksen perusteella. Luovutuksen syy voi olla esimerkiksi markkinointitarkoitus.

Luovutamme henkilötietoja myös viranomaisille niiden määräysten tai vaatimusten mukaisesti. Saatamme luovuttaa henkilötietoja MHY-ketjuun kuuluville yhteisöille markkinointia ja tilastointia varten, kuitenkin vain lainsäädännön sallimissa puitteissa. Luovutamme asiakkaiden henkilötietoja myös alihankkijoillemme ja sopimuskumppaneillemme metsänhoitoyhdistyksen ja asiakkaan sopimuksen täyttämiseksi, tai mahdollisten oikeusvaateiden mukaisten toimenpiteiden suorittamiseksi. Voimme luovuttaa asiakkaiden henkilötietoja myös osakasyhtiöillemme asiakkaan toimeksiantojen toteuttamiseksi, tai postitusta ja taloushallinnon ylläpitämistä varten.

Asiakkaiden henkilötietoja luovutetaan myös metsäsertifioinnin rekisteröinnistä vastaavalle taholle Kestävän Metsätalouden Yhdistys ry:lle, sekä tieteellisiä-, historiallisia, tai mielipide- tai markkinatutkimuksia varten.

Henkilötietojasi voidaan siirtää EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, tietosuojalainsäädännön asettamissa rajoissa. Siirrämme henkilötietoja vain sellaisiin maihin, joiden tietosuojan taso on varmistettu. Olemme toteuttaneet ja varmistaneet asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi, sekä varmistaneet että tietojen vastaanottajalla on oikeus henkilötietojen käsittelyyn. Voimme käyttää sopimuksissamme myös Euroopan Komission vahvistamia vakiolausekkeita varmistaaksemme henkilötietojen siirron lainmukaisuuden EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.

 

6. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Metsänhoitoyhdistys ei käytä asiakasrekisteriä automaattiseen päätöksentekoon, eikä henkilötietojen käsittely sisällä profilointia.

 

7. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin pitkään, kun sopimus on voimassa ja sopimukseen perustuvat velvollisuudet ja oikeudet on täytetty. Asiakkaan suostumuksella kerättyjä ja rekisteröityjä henkilötietoja voidaan säilyttää niin pitkään, kunnes asiakas peruuttaa suostumuksensa. Kirjanpito- ja verotukseen liittyvien velvollisuuksien täyttämiseksi henkilötietoja säilytetään niin pitkään kuin kirjanpito- ja verolait edellyttävät.

 

8. Henkilötietojen lähteet ja päivittäminen

Asiakkaan henkilötiedot saadaan pääasiassa suoraan rekisteröidyltä itseltään. Asiakkaan henkilötietoja voidaan saada myös, kun rekisteröity käyttää tiettyjä rekisterinpitäjän verkkopalveluja.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lain sallimissa puitteissa kolmansien osapuolten rekistereistä, kuten:

• viranomaisten pitämistä rekistereistä, kuten Digi- ja väestötietovirastosta, ulosottoviranomaiselta ja poliisilta, tai
• luottotietorekisterinpitäjiltä.

 

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei, tai onko niitä käsitelty.

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi milloin tahansa kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin.

Rekisteröidyllä on myös henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä joka perustuu oikeutettuun etuun, tai pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista jos esimerkiksi rekisteröity kiistää tietojensa paikkansapitävyyden.

Lisäksi rekisteröity voi pyytää tietojensa siirtämistä toiseen järjestelmään, jos kyse on rekisteröidyn itsensä antamista tiedoista ja niitä käsitellään automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella.

Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, tai rekisterinpitäjä muuten laiminlyö yleisen tietosuoja-asetuksen tai tietosuojalain mukaiset velvollisuudet, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Kirjaamo: 029 566 6768
tietosuoja@om.fi

10. Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun suostumusperusteisen käsittelyn lainmukaisuuteen.

11. Rekisterin suojaus

Käsittelemme henkilötietoja mahdollisimman turvallisella ja organisatorisia tietoturvakeinoja käyttäen. Näin turvaamme henkilötietoihin luvattoman pääsyn, luovuttamisen ja hävittämisen. Asiakasrekisteriä käyttää vain ne henkilöt, joiden työtehtävien asianmukaiseksi hoitamiseksi asiakkaan henkilötietojen käyttö on edellytettyä.

12. Yhteydenotot

Tähän rekisteriselosteen liittyvät tiedustelut voi lähettää sivun alussa mainitulle henkilölle.

 

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs. 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi